Bouwbedrijf Hoogeslag bouwt en verbouwt, met meerdere projecten tegelijk op de kaart. Kantoor, bouwplaats, opdrachtgever en onderaannemer hebben allemaal andere informatie nodig over hetzelfde project. Wij ontwikkelden het portaal waarin die informatie samenkomt, ingericht op de manier waarop Hoogeslag werkt.
Van eerste aanvraag tot oplevering: elke stap voegt documenten, afspraken en beslissingen toe.
Hoogeslag draaide goed, met meerdere projecten tegelijk. Juist daardoor liep de informatie over die projecten via veel verschillende kanalen: mail, telefoon, WhatsApp en documenten die heen en weer gingen.
Met meer projecten en meer collega’s werd het lastiger om per project te zien wat er was afgesproken.
Een gesprek bij de klant thuis, een toezegging, een twijfelpunt. Waardevolle informatie die je later bij het project terug wilt zien.
Een offerte die opgevolgd moest worden, een keuze die de klant nog moest maken. Met meer projecten tegelijk wil je dat het systeem daarbij helpt.
Begrijpelijk, want er was geen plek waar ze het zelf konden zien.
Planning en tekeningen gingen per mail of telefoon naar iedereen die op het werk moest zijn.
Van de eerste aanvraag tot de oplevering staat alles bij hetzelfde dossier: klantgegevens, notities uit de offertefase, offertes, tekeningen, planning, meerwerk, foto’s en mailwisselingen. Mail van een opdrachtgever wordt automatisch aan het juiste project gekoppeld, zodat niemand meer afhankelijk is van één mailbox.
Daar bovenop hebben we het proces zelf in het systeem gelegd, precies zoals Hoogeslag werkt. Elke fase heeft zijn eigen stappen, deadlines worden bewaakt en opvolging komt vanzelf terug op de lijst.
Tot slot hebben we twee portalen toegevoegd. De opdrachtgever krijgt een eigen omgeving waarin hij zijn project volgt en zelf aanlevert. Onderaannemers krijgen een omgeving waarin ze de planning, de informatie en de juiste bestanden zien van het project waar zij aan werken.
De oplossing is modulair ontwikkeld. We begonnen met het projectdossier en breidden dit stap voor stap uit naar de portalen eromheen.
Alle klant- en projectinformatie op één plek, van eerste aanvraag tot oplevering.
Berichten van opdrachtgevers worden automatisch aan het juiste project gekoppeld, zichtbaar voor iedereen die eraan werkt.
Elke fase met zijn eigen stappen en statussen, ingericht op hun manier van werken.
Wat wanneer klaar moet zijn, staat in het systeem. Met een herinnering op tijd.
Een offerte die opgevolgd moet worden of een keuze die nog moet komen: het systeem zet het terug op de lijst.
Wat er bij de klant is besproken, blijft bij de klant staan. Ook als het project pas maanden later doorgaat.
Collega’s overleggen bij het project zelf, zodat de aanleiding en het antwoord bij elkaar blijven.
De opdrachtgever volgt zijn project, vindt zijn documenten en levert zelf aan.
Planning, projectinformatie en de juiste bestanden van het werk waar zij op staan.
Dit is het onderdeel waar Hoogeslag het meeste aan heeft. Het scheelt telefoontjes, maar het zorgt vooral dat informatie onderweg op de goede plek terechtkomt.
De opdrachtgever krijgt bij de start een uitnodiging en ziet alleen zijn eigen project.
Waar staat het project, wat gebeurt er deze week en wat is de volgende stap.
Offerte, tekeningen, opdrachtbevestiging en facturen, altijd terug te vinden.
Een keuze doorgeven, een document aanleveren of akkoord geven: de klant ziet wat er van hem wordt verwacht.
Foto’s, tekeningen of documenten upload de klant rechtstreeks bij het project.
Alles wat via het portaal binnenkomt, hangt meteen aan het juiste project. Niemand hoeft het achteraf ergens naartoe te verplaatsen.
Alle projectinformatie staat bij het project. Iedereen die eraan werkt ziet dezelfde stand van zaken. De opdrachtgever kijkt zelf mee in plaats van te bellen en onderaannemers halen hun planning en bestanden zelf op.
We komen langs en lopen één project met je door, van eerste aanvraag tot oplevering. Binnen 1 werkdag na de afspraak weet je waar de tijd weglekt en wat de eerste stap zou zijn.
Plan een gratis procescheck→Gratis · bij jullie op locatie · voorstel binnen 1 werkdag na de afspraak