“Hoe staat het ermee?” of “Kun je die factuur nog een keer sturen?” Elke vraag kost een collega vijf minuten zoeken. In een klantportaal ziet je klant zelf de status, planning en documenten. Altijd actueel, omdat het portaal toont wat al in jullie systeem staat.
Werk je de planning bij, dan ziet je klant die informatie in het portaal. Voeg je een document toe, dan staat het daar ook. Je hoeft dus niet op meerdere plekken dezelfde informatie bij te houden.
Elke statusvraag betekent: een collega stopt met zijn werk, zoekt de informatie op en belt of mailt terug. Losse vragen lijken klein, maar bij elkaar kosten ze flink wat tijd.
Wanneer komen jullie? Hoe staat het ervoor? Waar blijft die factuur?
Een document opsturen, opnieuw zoeken en uitzoeken welke versie de laatste is. Taken voor de klant gaan per mail en iemand moet onthouden of ze zijn opgepakt.
Ook wanneer er eigenlijk niets bijzonders te melden is.
Een portaal dat alles tegelijk wil oplossen, wordt al snel onoverzichtelijk. Daarom beginnen we bij de vragen die jullie het vaakst krijgen. Werkt dat goed? Dan breiden we het portaal verder uit.
Welke vragen krijgen jullie het vaakst? Daar begint het portaal.
Het portaal toont de informatie die al in jullie systeem staat. Geen dubbel werk.
Het portaal sluit aan op jullie bedrijf, zodat klanten gewoon in jullie omgeving blijven.
Een klantportaal is geen losse informatiepagina, maar een venster op het systeem waar jullie al mee werken. Sommige stappen gaan automatisch. Op andere momenten beslist een collega.
Een collega zet een taak klaar, zoals een document aanleveren of een keuze maken, met een deadline erbij.
Collega beslistNadert de deadline, dan krijgt de klant vanzelf een herinnering. Niemand hoeft het te onthouden.
Gaat vanzelfDe klant uploadt het document of keurt bijvoorbeeld meerwerk goed. Het staat direct bij het juiste project.
Gaat vanzelfEen collega ziet wat er binnen is en zet de volgende stap.
Collega beslistVerandert de planning, dan ziet de klant meteen de nieuwe afspraak in het portaal.
Gaat vanzelfEen portaal levert het meeste op wanneer klanten tijdens een traject regelmatig informatie nodig hebben. Bij korte klussen raden we het gewoon af.
Je bepaalt zelf welke informatie je klant ziet. We beginnen met wat in jullie situatie het meeste werk scheelt.
De klant ziet waar het project staat en wanneer jullie komen. Minder “wanneer komen jullie?”.
Offerte, tekeningen, opleverdossier en facturen bij elkaar. Geen documenten meer heen en weer mailen.
Aanleveren, kiezen of goedkeuren: de klant ziet wat er van hem verwacht wordt en wanneer. Geen losse mails die je moet onthouden.
De klant ziet wat er is gedaan, ook als hij er zelf niet bij was. Minder uitleg achteraf.
Bijvoorbeeld op meerwerk, vastgelegd bij het juiste project. Geen losse mail als bewijs.
Een vraag komt direct bij het juiste project terecht, in plaats van ergens onderaan een mailbox.
Alles is beveiligd. Klanten loggen in met hun eigen account en zien alleen de projecten, documenten en facturen die voor hen bedoeld zijn. Het portaal draait op een eigen, afgeschermde server.
Elk bedrijf werkt anders, dus elke oplossing ook.
Van aanvraag tot oplevering op één plek
Lees de case →
Van offerte tot onderhoudsbeurt in één systeem
Lees de case →
Van ruim twee uur naar een kwartier per offerte
Lees de case →
Webshop die de voorraad vanzelf bijhoudt
Lees de case →
Nieuwe website, vindbaarheid behouden
Lees de case →Vijf stappen, helder van begin tot eind. Je weet wat we ontwikkelen, waarom en wat het moet opleveren.
Plan een gratis procescheck→Bij jullie op locatie lopen we één proces stap voor stap door.
Eerste stap, stappenplan en rekensom.
We ontwikkelen het portaal module voor module, zodat je er snel mee kunt werken.
We zetten het portaal live en nodigen je klanten uit, met een korte uitleg die bij de opdracht meegaat.
Vast aanspreekpunt, updates en de volgende module als jullie bedrijf erom vraagt.
Staat je vraag er niet bij? Stel hem gerust tijdens de procescheck.
Nee. Het uitgangspunt is juist dat informatie uit jullie bestaande systeem wordt getoond. Wat jullie daar bijwerken, ziet de klant ook in het portaal.
Dat hangt af van wat je ze laat zien. Daarom beginnen we met de vragen en informatie waarvoor klanten nu al contact opnemen. Zo lost het portaal een bestaand probleem op.
Ja. Het portaal kan worden ingericht in jullie huisstijl en op jullie eigen domein.
Ja. Bijvoorbeeld meerwerk. Het akkoord wordt bij het juiste project vastgelegd met datum en tijd.
Ja. We richten het portaal in op het doel waarvoor de informatie gedeeld wordt. Voor klanten is dat de status, planning en documenten van hun opdracht. Een leverancier ziet alleen de projectinformatie die hij nodig heeft, zoals maten of leverdata. Vakmensen op de werkvloer zien de werkinstructies, tekeningen en planning van hun klus. Per rol bepalen we wat zichtbaar is.
Tijdens de gratis procescheck kijken we waar jullie klanten nu voor bellen en welke informatie ze zelf zouden kunnen vinden. Binnen 1 werkdag na de afspraak heb je een voorstel met de prijs van de eerste stap.
Plan een gratis procescheck→Gratis · bij jullie op locatie · voorstel binnen 1 werkdag na de afspraak