RS Schildersgroep is een schildersbedrijf dat werkt voor particulieren, VvE’s en bedrijven. Het schilderwerk liep prima, maar het kantoorwerk eromheen groeide mee: offertes, werkomschrijvingen, urenbriefjes en inkoopfacturen. Wij ontwikkelden er één systeem omheen, met AI die het voorwerk doet.
Offertes, werkomschrijvingen, urenbriefjes en inkoopfacturen kwamen allemaal bij dezelfde persoon terecht.
Het schilderwerk zelf was nooit het probleem. Het kantoorwerk eromheen wel: het kwam terug in elke week en het hing aan één persoon.
Opnemen, rekenen, teksten schrijven en er een nette PDF van maken. Elke offerte opnieuw.
Afspraken in Outlook, calculaties in Excel, foto’s op een telefoon en documenten in een map. Om één vraag te beantwoorden moest je op drie plekken zoeken.
Elke week overtypen voordat de verloning en de facturatie konden beginnen.
Eén verzamelfactuur van de groothandel, met regels die bij verschillende projecten hoorden.
We begonnen niet bij AI, maar bij het fundament. Eerst kwamen alle klanten, projecten, afspraken, foto’s en documenten samen in één CRM. Dat losde meteen het zoekwerk op: waar eerst drie systemen en een telefoon werden nagelopen, staat nu alles bij het adres. Je zoekt er centraal doorheen en ziet direct wat er is afgesproken, wat er is gedaan en welke foto’s erbij horen.
Pas toen alles op één plek stond en aan het juiste project hing, had het zin om er AI op te zetten. Een model dat niet weet om welk project het gaat, kan een offerte nu eenmaal niet voorbereiden. Daarna pakten we het werk aan dat het vaakst terugkwam: eerst de offertes, want daar zat de meeste tijd in. Toen dat werkte volgden de werkomschrijvingen, de urenbriefjes en de inkoopfacturen. Steeds één taak tegelijk, met altijd een collega die controleert voordat er iets de deur uit gaat.
Stap voor stap ontwikkeld, in de volgorde waarin het de meeste tijd scheelde.
Alle klanten, projecten, afspraken, foto’s en documenten op één plek, met de complete historie per adres.
Eén zoekbalk over projecten, mails en documenten heen. Geen Outlook, Excel en mappen meer naast elkaar.
Van foto’s en opname naar een complete calculatie en offerte, klaar om te controleren.
Uit de offerte rolt een werkomschrijving voor de schilders, zodat op de steiger duidelijk is wat er moet gebeuren.
Een foto van de handgeschreven weekstaat wordt uren op het juiste project, klaar voor de verloning.
De verzamelfactuur van de groothandel wordt uitgesplitst en per project geboekt.
Dit is het onderdeel dat de meeste tijd scheelt. De opname op locatie doet een collega, de rest gaat grotendeels vanzelf.
Na de opname gaan de foto’s van de woning of het object het systeem in, samen met wat er is afgesproken.
Kozijnen, deuren, gevels en houtrot worden herkend en omgezet naar de onderdelen die geschilderd moeten worden.
Op basis van de eigen normtijden, prijzen en materialen wordt de calculatie doorgerekend.
Ontbreekt er iets of is iets onduidelijk op de foto? Dan krijgt de calculator een concrete vraag in plaats van een gok.
Een offerte van een pagina of tien in de eigen huisstijl, met werkomschrijving en voorwaarden. Controleren, aanpassen en versturen.
De calculator blijft altijd de laatste controle. AI doet het reken- en schrijfwerk, de calculator bepaalt de prijs en verstuurt.
Een offerte kost nu ongeveer een kwartier in plaats van ruim twee uur, inclusief de controle. Urenbriefjes en inkoopfacturen waren een vast blok in de week; nu is het nog een kwestie van nakijken. En wat er bij een project is afgesproken, staat in het systeem in plaats van verspreid over mailboxen, Excel-bestanden en telefoons.
Daardoor hangt het kantoorwerk niet meer aan één persoon. Het bedrijf is inmiddels overgedragen aan een nieuwe eigenaar en draait zelfstandig verder, juist omdat het terugkerende werk in het systeem zit.
We komen langs en lopen één proces met je door, van eerste aanvraag tot factuur. Binnen 1 werkdag na de afspraak weet je waar de tijd weglekt en wat de eerste stap zou zijn.
Plan een gratis procescheck→Gratis · bij jullie op locatie · voorstel binnen 1 werkdag na de afspraak