Liefveld Coffee plaatst koffiemachines en waterkoelers bij bedrijven, levert de producten erbij en verzorgt het onderhoud. Dat is niet één proces maar een handvol processen die aan elkaar vastzitten. Wij ontwikkelden het CRM waarin ze allemaal samenkomen, met een werkbon-app voor de monteur en een koppeling naar de webwinkel.
Offerte, plaatsing, producten, onderhoud, storingen en facturatie horen bij dezelfde klant en dezelfde machine.
Het werk zelf liep goed. Maar elke machine die erbij komt, brengt zijn eigen stroom aan offertes, bestellingen, beurten en vragen mee. Dat is precies het moment waarop losse lijsten hun grens bereiken.
Welke machine staat waar, wat is er geleverd en wanneer is er voor het laatst onderhoud geweest? Voor die vragen moest je op drie plekken kijken.
Een offerte voor een machine, voor een waterkoeler of voor producten. Die werden apart gemaakt, terwijl je ze het liefst direct bij de klant en de machine terugziet.
Machines vragen om onderhoud volgens een schema. Zolang dat schema in een hoofd of een lijstje zit, hangt het aan iemands geheugen.
Een storing of een klacht kwam via de mail, de telefoon of de monteur. Zonder vaste plek is lastig te zien wat er nog openstaat.
Wat de monteur had gedaan moest opnieuw worden opgezocht voordat er gefactureerd kon worden.
We hebben het systeem opgebouwd rondom twee dingen: de klant en de machine op locatie. Elke machine hoort bij een adres, heeft een plaatsingsdatum, een onderhoudsschema en een complete geschiedenis. Alles wat daarna gebeurt hangt daaraan vast: de offerte, de plaatsing, de geleverde producten, de werkbon van de monteur, de storingsmelding en de factuur.
Daarna hebben we de processen eromheen één voor één in het systeem gebracht. Sales en offertes, onderhoud en planning, service en klachten, verhuur, voorraad bij de klant en facturatie. Wat eerst een verzameling losse lijsten was, is nu één omgeving waarin iedereen bij dezelfde informatie kijkt.
Opgebouwd in modules, te beginnen bij de klant en het machinepark. Daarna kwam er steeds een proces bij.
Elke klant met zijn machines, waterkoelers en locaties. Per adres zie je wat er staat en wat er is geleverd.
Offertes voor machines, waterkoelers en producten worden gemaakt vanuit het CRM en blijven bij de klant staan.
Per machine een schema en een volledige geschiedenis: wat is er gedaan, wanneer en welke onderdelen zijn gebruikt.
Het systeem geeft op tijd aan welke machines aan de beurt zijn. Kantoor houdt de regie over de planning.
Storingen en klachten komen op één plek binnen en zijn te volgen tot ze zijn afgehandeld.
De monteur werkt op zijn telefoon en legt vast wat hij heeft gedaan en welke onderdelen hij heeft gebruikt.
Wat de monteur invult, staat klaar om gefactureerd te worden. Kantoor controleert en verstuurt.
Notities, afspraken en documenten blijven bij de machine hangen. Ook een jaar later nog terug te vinden.
Het klantportaal waarin klanten hun producten bestellen, haalt prijzen en gegevens uit het CRM.
De app is gemaakt voor gebruik in de auto en op locatie: weinig velden, grote knoppen en alleen wat op dat moment nodig is.
De monteur ziet welke adressen er die dag zijn en welke machines daar staan.
Wat is er vorige keer gedaan en welke onderdelen zijn toen vervangen? Het staat bij de machine.
Werkzaamheden, onderdelen en tijd, met foto’s als dat helpt. Ook als er even geen bereik is.
De laatste controleslag vindt plaats op kantoor. Alles juist ingevuld? Klaar voor facturatie.
De werkbon komt binnen bij het juiste dossier en de factuur wordt op basis daarvan klaargezet.
De factuur gaat niet zomaar de deur uit: die staat klaar ter controle. Kantoor bepaalt wanneer er wordt gefactureerd.
Van de eerste offerte tot de factuur na een onderhoudsbeurt loopt alles door hetzelfde systeem. Wie een klant aan de lijn krijgt, ziet direct welke machines er staan, wat er is afgesproken, wanneer er voor het laatst iemand is geweest en of er nog iets openstaat.
Dat scheelt zoekwerk bij elke vraag. Onderhoud komt op tijd in beeld, een melding blijft zichtbaar tot hij is afgehandeld en de facturatie volgt uit het werk dat de monteur heeft ingevuld.
We komen langs en lopen één proces met je door, van eerste aanvraag tot factuur. Binnen 1 werkdag na de afspraak weet je waar de tijd weglekt en wat de eerste stap zou zijn.
Plan een gratis procescheck→Gratis · bij jullie op locatie · voorstel binnen 1 werkdag na de afspraak